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Client context
L'Académie de Musique de Bydgoszcz est une université de renommée internationale qui attire des étudiants du monde entier pour suivre une formation artistique dans de multiples disciplines. Son modèle éducatif unique, façonné par les spécificités de la formation des musiciens, génère des processus administratifs et financiers non standards qui diffèrent considérablement de ceux des institutions académiques typiques.
The challenge
L'Académie fonctionnait avec plusieurs systèmes qui n'étaient pas conçus pour fonctionner ensemble, ce qui créait des flux de travail fragmentés et une visibilité limitée sur les processus clés.
En raison de la structure unique de ses opérations, les solutions standard prêtes à l'emploi n'étaient pas suffisantes. Les processus commerciaux et comptables exigeaient un niveau de flexibilité et de personnalisation que les outils existants ne pouvaient pas offrir.
En conséquence, les données devaient être collectées et traitées manuellement, ce qui prenait beaucoup de temps et rendait les rapports lents et souvent peu pratiques pour la prise de décision.
What it took to deliver results
Pour améliorer l'efficacité et le contrôle, l'Académie avait besoin d'un système capable de :
- structurer et standardiser les workflows commerciaux et comptables
- intégrer plusieurs systèmes existants dans un environnement unifié
- centraliser l'accès aux données entre les départements
- automatiser les flux de documents et d'informations
- permettre des rapports fiables et opportuns
L'objectif était de transformer les processus fragmentés en un système cohérent et gérable.
The solution
Une plateforme de workflow dédiée a été développée sur la base d'une architecture de bus de services d'entreprise (ESB), permettant une intégration transparente entre des systèmes auparavant déconnectés. La mise en œuvre a commencé par une analyse commerciale détaillée et la définition des exigences, suivie par la conception de flux d'informations et de documents optimisés. Les systèmes existants ont été intégrés dans une structure unifiée, tandis que les composants manquants ont été développés pour compléter la plateforme globale.
Cette approche a permis à l'Académie de conserver les outils existants tout en introduisant une couche de flux de travail cohérente et structurée à l'échelle de l'organisation.
La plateforme est construite à l'aide de technologies axées sur l'intégration :
- .NET Core pour les services backend et la logique de flux de travail
- PostgreSQL pour le stockage des données
- Angular pour l'interface utilisateur
- Docker pour la conteneurisation et le déploiement
- Jasper Server pour le reporting et la BI
How it works
La plateforme connecte plusieurs systèmes au sein d'un environnement de workflow unique et coordonné.
Les flux d'informations sont standardisés et automatisés, ce qui réduit le besoin d'intervention manuelle et améliore la cohérence entre les processus.
Les données provenant de différentes sources sont consolidées, les rendant accessibles pour le reporting et l'analyse.
Au fur et à mesure que les workflows sont exécutés au sein du système, les informations sont mises à jour en temps réel, offrant une vue fiable et actualisée des opérations.
Impact on operations
L'introduction de workflows structurés a amélioré la gestion des processus commerciaux et comptables au sein de l'organisation.
L'automatisation a réduit l'effort manuel, tandis que l'intégration entre les systèmes a amélioré la cohérence et réduit les erreurs.
Les équipes peuvent désormais accéder et traiter les informations plus efficacement, ce qui favorise des opérations quotidiennes plus fluides.
Business impact
La plateforme a apporté des améliorations mesurables dans des domaines clés :
- Données centralisées entre les systèmes, éliminant la fragmentation
- Flux de travail automatisés, réduisant le travail manuel et les erreurs
- Reporting plus rapide et plus fiable, favorisant la prise de décision
- Transparence améliorée des processus, permettant un meilleur contrôle
- Amélioration de l'efficacité opérationnelle, au sein des départements
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